百色市慈善总会秘书处工作规则

              

第一章  总 则

第一条  为使百色市慈善总会秘书处（以下简称秘书处）各项工作规范化、制度化，提高工作效能，根据《中华人民共和国慈善法》等法律法规，结合总会实际，制定本规则。

第二条  秘书处工作的指导思想是，高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，认真执行党的路线方针政策，严格遵守宪法和法律，不断加强能力建设和公信力建设，切实发挥慈善组织在社会治理中的积极作用。

第三条  秘书处工作的准则是，慈善为民、扶贫济困、依法行善、爱岗敬业、廉洁奉公。

 

第二章  组成人员职责

第四条  秘书处为总会日常办事机构，处理总会日常性事务，秘书处下设办公室、财务部、筹募项目部。

第五条  秘书处工作人员要模范遵守宪法和法律，各司其职，各负其责，相互协调，密切配合，认真贯彻落实各项工作部署。

第六条  秘书长主持秘书科日常工作，具体负责落实总会理事会各项决策，确保各项工作的正常运转。

第七条  办公室负责秘书处日常事务。负责文秘、行政管理、人事管理、队伍建设、党群工作、对外联络和宣传；法律、法规及本会章程的贯彻落实，组织协调调查研究、综合性文件起草工作；总会会务及会员、理事、常务理事的联系服务和基层慈善组织的联络。设主任（兼文秘）岗、宣传岗、后勤岗。

（一）主任（兼秘书岗）：主持办公室全面工作。具体负责收发文处理、起草综合性文稿、印章管理、督查督办；对文件、资料立卷归档；基层慈善机构数据的统计和发展会员；筹备相关会议等。

（二）宣传岗：负责总会新闻宣传工作，具体运行和管理总会网站；网络平台筹募事宜，公众订阅号管理；项目宣传推广及信息公开等。

（三）后勤岗：负责车辆保管、维修、年检及保险，办公设施管理，包括秘书科办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理；报刊、信件、邮件等相关资料收发，简报、会刊等宣传资料的印刷和寄送；协助筹备相关会议和活动等。

第八条  财务部负责总会财务和资产管理工作，负责各项财务制度初稿制定和监督落实，确保总会资金（基金、款物）安全。设财务主管、出纳。

（一）财务主管：主持财务部全面工作。负责管理总会开支、专款专用、执行财务制度；审核收支凭证、保管财务凭证和财务用章；报送财务报表、接受内外部审计、办理年度检查和报税工作等

（二）出纳：总会货币资金核算、往来结算、工资核发、差旅报销等。

第九条  筹募项目部负责总会捐赠财产的接收、管理和处置；慈善项目的策划、实施及评估，捐助信息的统计与发布；组织策划和依法管理慈善募捐活动；培育开发创新慈善品牌项目等。设主任、项目岗（兼宣传岗）、筹募岗（兼义工管理岗）。

（一）主任：主持筹募项目部全面工作，负责制定年度慈善项目管理、慈善救助、募捐和公益慈善活动计划并组织实施。

（二）项目岗（兼宣传岗）：负责慈善项目的策划实施评估；慈善活动、慈善项目宣传推介；项目档案管理、定向捐赠信息、救助信息公开和本部门日常事务性、辅助性工作。

（三）筹募岗（兼义工管理岗）负责募捐和公益慈善活动的策划、组织、协调和实施；募捐项目包括联合募捐、公募基金的设计、筹募；募捐档案管理、信息公开以及志愿者队伍发展和建设等。

 

 

第三章  会议制度

 第十条  半月工作例会。原则每半月召开一次工作会议，分别于月初和月中召开，由秘书长主持召开，全体职工参加，主要总结前期工作情况，研究部署下一阶段工作任务。

第十一条  临时工作会议。根据工作需要，由秘书长临时决定召开会议，有关人员参加。

第十二条 业务学习会议。每月安排1-2次的内部业务学习和工作交流。

 

第四章  公文处理

第十三条  凡给总会的文件、信件及有关资料，统一由办公室专人负责收拆、登记。

第十四条  凡需办理的有关文件、信件由办公室登记后提出拟办意见报秘书长批示后由有关部门办理。一般具体业务信件经办公室登记后直接交由相关部门处理。

第十五条  凡向上级的请示、报告，正式签订的重要协议、合同及协定，以及答复重要问题的函，必须以总会名义行文。文件起草由办公室或业务部门草拟，秘书长审核、签发；重要文件，秘书长可提请会长、常务副会长签发。发文稿及领导签发审核的呈批表由办公室存档。

第十六条  凡上级部门或领导批办的文件、信件，办公会议讨论限期办理的重要工作，由办公室负责催办，秘书长督促办理，并及时报送结果。

第十七条  公文办理结束和行文后，按照档案管理规定及时将公文正稿、正本及有关材料，根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），保证归档公文齐全、完整，能正确反映秘书科的主要工作情况，便于保管和利用。

 

第五章  信访接待

第十八条  秘书长负总责，办公室具体负责，依照及时就地、依法依规解决问题与思想疏导教育相结合的原则。

第十九条  总会依法依规应当受理或有权做出处理决定的信访事项，应当直接受理；不属于总会业务范围内的信访事项，转有关部门办理；涉及总会业务又与其他部门业务相关的信访事项，应主动联系有关部门共同协商办理。

第二十条  总会日常信访事项，由办公室负责牵头，与涉及的业务部门共同协调处理；信访事项依照政策法规可以解决的，应当直接或协调各级相关部门予以解决；所提要求与现行政策法规相悖或要求过高，不能解决的，应做好解释工作。

第二十一条  办公室和业务部门要确保对外公开的网站、邮箱、电话等渠道畅通，及时接收并处理群众来信、来访、来电。

第六章  印章管理

第二十二条  印章刻制

（一）所有印章由总会法定代表人授权向相关部门核发及核销。

（二）印章刻制由秘书科下设办公室负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由办公室按有关规定办理。

第二十三条  印章的管理及使用

（一）公章、法人章、财务印章、发票印章及合同专用章指定专人管理。办公室负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人。

（二）印章管理人员用印时应认真核对用印材料，明确用印内容和目的，确认符合用印手续后，方可盖印。不得随便委托他人代取、代用印章，如确因特殊原因需由其他工作人员代用印章，必须由印章管理人员在场监印。

（三）原则上不得在各类空白证书、证件等其他材料上用印，因特殊原因需盖空白印章的，必须经总会主要领导书面批准，并标注份数逐一编号，用印后应指定专人严格管理，填写发出后要备案，未用的应全部退回。

（四）使用印章应在总会内部进行，不得携带印章外出用印。确因特殊原因需外出用印的，须经主要领导书面同意，用印部门须提供安全可靠的条件，确保印章安全。

（五）建立用印登记制度。印章的使用必须逐次登记，使用人应在登记薄上签字。登记薄用完后，应将用印登记簿整理归档。

（六）印章保管人员发生工作变化时，要在秘书长的监督下，认真细致地做好交接工作，做好登记，由移交人、接替人签字认可。

第二十四条  对印章保管不善，造成印章丢失的；把关不严，用印后造成重大错误和损失等不良后果的；私自留存、使用应予销毁或上交的印章，以及非法使用印章的，视情节予以处理。

 

第七章  档案管理

第二十五条  档案管理

（一）办公室是总会档案管理的职能部门，负责总会档案的管理、监督、检查工作。保证总会档案的完整、准确、安全和有效利用。

（二）接收和借出档案必须认真仔细地点清核对，并办理交接、登记手续。

（三）严格贯彻执行国家的秘密、安全制度，切实做好档案保管的防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防有害生物和防污染等工作，确保档案的安全。

（四）档案工作人员调动工作时必须严格履行交接手续，在未交接清楚之前，不得离职。

第二十六条  归档范围

（一）上级机关、主管部门及其他单位往来文件；

（二）总会发布的各种文件、通知等；

（三）总会向上级机关的请示、报告及上级机关的批复等 ；

（四）总会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等；

（五）总会制定的各项规章制度以及在业务活动中形成的重要文件（包括请示、报告、合同、协议等）；

（七）总会领导在工作中形成的重要文、电、信函等；

（八）重要的人民来信、来访材料及处理过程中形成的文件材料；

（九）总会的历史沿革、大事件及反映总会重要活动的剪报、录音和影像资料。

第二十七条  档案查阅。

（一）凡查阅档案资料，必须办理查阅登记手续，注明使用目的，并及时向档案室反馈使用档案效果。

（二）各部门人员查阅本部门归档的案卷、资料应经办公室主任同意；外单位借阅档案资料，须持单位介绍信并经秘书长同意。

（三）档案材料原则上不借出。如特殊需要借出时，需秘书长同意，并在当天下班前交还档案室。

（四）借阅人对档案应妥善保管，不准抽换折叠涂改、拆散撕页和剪裁；未经同意，不得复印、抄录和转借，不能将档案内容公开出去。 

 

第八章  车辆管理

第二十八条  总会机动车辆由秘书科办公室负责其保养、管理和调配，汽车钥匙由办公室负责保管。

第二十九条  总会机动车辆原则上用于接待中华慈善总会、兄弟省市慈善会来桂公务活动，接送总会领导下基层调研等公务活动，用于其他事项需报秘书长审批。

第三十条  总会车辆使用后要停放在总会办公院内。因公出车，需要长时间停放或者离开车辆时，应将车辆停放在安全地点或收费停车场。

未经批准，不得擅自移动车辆，不得将车辆借给他人使用，不得公车私用。

第三十一条  车辆维修保养、年检、保险等，由车管员填报审批单或请示，经秘书长审批后，按相关流程办理。

第三十二条  统一办理加油卡及ETC通行卡，不得另行报销油费和高速公路通行费。

第三十三条  不按规定停放车辆，造成车辆被盗、损坏的，或因驾驶员操作不当造成车辆损坏的，根据情节严重情况由驾驶人承担全部经济损失的20%-80%；因违反交通规则造成重大责任事故或其他经济损失，由驾驶人承担保险之外的全部责任。

第三十四条  本会人员未经批准驾驶车辆造成重大责任事故或其他经济损失的，或将车辆交由他人驾驶造成重大责任事故或其他经济损失的，由其个人承担全部责任。

 

第九章  公务接待

第三十五条  接待管理

（一）外出募捐、来会捐赠、活动洽谈、检查指导、考察调研、交流学习等公务活动接待工作必须坚持有利于工作和事业的发展，务实节俭、严格标准、高效透明、尊重少数民族风俗习惯原则。

（二）公务接待原则上应有被接待单位发来的公函，载明活动内容及人员。按照先审批、后就餐、再报销的程序进行。

（三）接待费用财务一事一报，由接待（人员）部门在完成接待工作10日内填写报销单（附财务票据、公务接待审批单），经财务部审核，报秘书长审批。

第三十六条  接待范围

（一）国家民政部、中华慈善总会、自治区委、自治区人民政府来我会检查指导工作的领导及随行工作人员；

（二）外省、自治区、直辖市慈善总会领导及相关人员；

（三）区直有关单位及各市政府领导、县（市、区）政府领导；

（四）总会会员单位领导及因公到我会办事会员单位工作人员；

（五）来我会捐赠、洽谈业务的爱心企业及合作伙伴；

（六）经领导批准接待的其他客人。

第三十七条  接待标准

（一）公务接待一律不得安排在高档酒店、私人会所、高消费餐饮场所就餐。不得提供香烟和高档酒水；

（二）公务接待应严格控制陪餐人数。接待对象在10人以内，陪餐人数不得超过3人；超过10人，不得超过接待对象人数的三分之一。确需增加陪同人员的，事前由相关部门报秘书长批准。

1.接待省部级领导同志及其随员每人每餐不高于200元；司局级干部及其随员每人每餐不高于150元；处级以下（含处级）干部每人每餐不高于130元。

2.接待捐赠爱心企业代表每人不高于200元。

3.会员单位来总会汇报、办事的，一律安排工作餐，工作餐标准为每人不高于100元。

（三）公务接待需要协助安排住宿的，要严格执行差旅、会议管理的有关规定，就近安排在能够提供优惠的酒店，除接待省部级领导可以安排套间外，其他人员一律安排标准间或单间，住宿费原则上由来宾自理。如因特殊情况需要总会承担的，须经秘书长批准。

（四）在接待中，一般不安排礼品，确因工作需要应予安排的，须报请秘书长同意后，由相关接待部门办理，礼品的选择应注重纪念意义，不得购买贵重物品。

（五）公务接待不得安排到旅游景区观光旅游，接待对象有游览需求的，可协助联系旅行社等专业机构提供服务，费用由接待对象自理。

（六）我会工作人员因工作用餐的，一律安排工作快餐，工作餐标准为每人每餐不超过40元。重大活动我会招募的临时志愿者，因工作需要用餐按照此标准执行。

 

第十章  重大事项报告制度

第三十八条  下列事项须向理事会或常务理事会、监事会报告，并按有关要求报民政部门备案。

（一）制定、修改章程；

（二）选举、罢免会长、副会长、秘书长，聘请名誉职务；

（三）开展经批准的评选表彰活动；

（四）年度慈善项目计划、超过一千万元的慈善项目；

（五）设立经济实体；

（六）年度收支预算及决算审定；

（七）决定设立办事机构、分支机构、代表机构；

（八）决定本会的分立、合并和终止。

第三十九条  下列事项，应当及时报告。

（一）发生安全事故，造成人员伤亡或财产损失的；

（二）产生矛盾、纠纷，导致本组织工作不能正常开展的；

（三）违反法律、法规，受到有关行政机关处罚的；

（四）发生有重大影响的诉讼活动的。

第四十条  涉外活动须严格按照《中华人民共和国境外非政府组织境内活动管理法》及相关规定，向业务主管单位报告，并到公安部门进行备案。

第四十一条  报告程序

（一）实行逐级上报制度。凡重大事项本级无权决定的，要逐级报告，不得超越权限；

（二）凡需要报告的重大事项由报告部门或个人用书面、口头或其他形式报告，要做到事前有请示，事后有报告；

（三）重大突发事件必须在第一时间报告主管领导，来不及报送详细情况的，可先初报，然后根据事态进展和处理情况做到随时进行续报。